SAMSoc Committee roles

Kate Murphy — Wed, 23 Feb 2011 22:02:13 GMT

Current Revision posted to Small Animal Medicine Society by Kate Murphy on 2/23/2011 10:02:13 PM

SAMSoc Duties<o:p></o:p>

Action<o:p></o:p>	Person Responsible<o:p></o:p>	Due Date<o:p></o:p>
Update Website<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	PR<o:p></o:p>	All year<o:p></o:p> Particular emphasis around Autumn and Jan/Feb to advertise meeting<o:p></o:p>
Authorise new members & respond to all enquiries<o:p></o:p>	Membership secretary<o:p></o:p>	All year<o:p></o:p>
Sponsorship for meeting<o:p></o:p>	Treasurer (or delegated to committee member with personal contact - however treasurer remains responsible for ensuring it is done)<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	Contact sponsors after last meeting to thank them and investigate if willing to continue.<o:p></o:p> Contact with final programme as soon as is available<o:p></o:p> Contact before catering deadline to find out requirements of sponsors for lunch, and double check requirements on day – let ICC liaison person know<o:p></o:p>
Room allocation at ICC<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	ICC Liaison<o:p></o:p>	September<o:p></o:p>
Decide on topics for meeting & approach speakers<o:p></o:p>	Programme Committee<o:p></o:p>	Start as soon as BSAVA release programme with deadline for October<o:p></o:p>
Finalise speakers and produce Programme for day<o:p></o:p>	Programme committee<o:p></o:p>	October-November<o:p></o:p>
Advertise case report sessions<o:p></o:p>	Programme committee<o:p></o:p>	November, monthly reminders till deadline<o:p></o:p>
Advertise travel scholarship<o:p></o:p>	PR<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	October-December<o:p></o:p>
Request payment for subs<o:p></o:p>	Treasurer/membership secretary<o:p></o:p>	January-April<o:p></o:p> <o:p> </o:p>
Send receipts for subs<o:p></o:p>	Membership secretary<o:p></o:p>	January-April<o:p></o:p> <o:p> </o:p>
Request payment for meeting<o:p></o:p>	Membership secretary<o:p></o:p>	January-April<o:p></o:p>
Send receipts for meeting<o:p></o:p>	Membership secretary<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	January-April<o:p></o:p>
Maintain database of members<o:p></o:p>	Membership secretary<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	January-April<o:p></o:p>
Advertise meeting<o:p></o:p>	Membership secretary and PR<o:p></o:p>	October-April<o:p></o:p>
Liaise with ICC regarding layout/hall/badges<o:p></o:p>	ICC Liaison<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	Jan-March<o:p></o:p>
Finalise case report session<o:p></o:p>	Programme committee<o:p></o:p>	March<o:p></o:p>
Finalise programme & update on website<o:p></o:p>	Programme committee<o:p></o:p>	November-March<o:p></o:p>
Pay ICC Invoice<o:p></o:p>	Treasurer<o:p></o:p>	March<o:p></o:p> <o:p> </o:p>
Finalise catering with ICC<o:p></o:p>	ICC Liaison<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	March<o:p></o:p>
Advertise AGM via website<o:p></o:p>	Secretary and PR<o:p></o:p>	February<o:p></o:p>
Review constitution<o:p></o:p>	Chairperson<o:p></o:p>	At least every March<o:p></o:p>
Prepare notes for meeting<o:p></o:p>	Secretary in liaison with programme committee<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	3 weeks prior to meeting<o:p></o:p>
CPD Record of attendance<o:p></o:p>	Secretary in liaison with Membership secretary<o:p></o:p> <o:p> </o:p>	3 weeks prior to meeting<o:p></o:p>
Collate list of delegates<o:p></o:p>	Membership secretary<o:p></o:p>	1 week prior to meeting<o:p></o:p> <o:p> </o:p>
Print names on badges<o:p></o:p>	Secretary in liaison with Membership secretary<o:p></o:p>	1 week prior to meeting<o:p></o:p> <o:p> </o:p>
Registration<o:p></o:p>	Secretary/ membership Secretary and others<o:p></o:p>	At meeting<o:p></o:p> <o:p> </o:p>
Chairing at meeting<o:p></o:p>	Chairperson and others from programme committee<o:p></o:p>	At meeting<o:p></o:p>
Minutes of AGM<o:p></o:p>	Secretary<o:p></o:p>	Take minutes at meeting, produce coherent record within 1 month of meeting to be posted on website after Chairperson agrees them<o:p></o:p>
Remove members that have not paid subs from website<o:p></o:p>	Membership secretary<o:p></o:p>	May<o:p></o:p>
Consider ways to grow society<o:p></o:p>	Chairperson<o:p></o:p> PR<o:p></o:p> All<o:p></o:p>	All year<o:p></o:p>
Ensure everything stays on track<o:p></o:p>	Chairperson<o:p></o:p>	All year<o:p></o:p>
Ensure BSAVA has correct contacts for Committee<o:p></o:p>	Secretary<o:p></o:p>	After each AGM<o:p></o:p>
Maintain affiliated group membership<o:p></o:p>	Secretary<o:p></o:p>	After each AGM<o:p></o:p>
Maintain books of accounts, banking, pay all invoices, prepare end of year accounts<o:p></o:p>	Treasurer<o:p></o:p>	All year<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>